A nagy mennyiségű beérkező e-mail rendszeres áttekintése, rendszerezése és megválaszolása jelentős időt igényelhet a munkatársaktól. Különösen igaz ez a közös ügyfélszolgálati, értékesítési vagy pénzügyi postafiókokra, ahol különböző témájú és sürgősségű üzenetek érkeznek egy helyre.
Az E-mail-rendező és választervezet-készítő automatizálja a beérkező levelek elsődleges feldolgozását. A rendszer témakör, sürgősség és előre meghatározott üzleti szempontok szerint címkézi és fontossági sorrendbe rendezi az üzeneteket.
A hosszabb levelekhez és a támogatott formátumú mellékletekhez rövid összefoglalót készít, így a munkatárs gyorsabban áttekintheti az üzenet lényegét és a szükséges következő lépést.
A visszatérő megkeresésekhez a vállalkozás kommunikációs stílusa és jóváhagyott sablonjai alapján választervezetet készít. A munkatárs a tervezetet ellenőrizheti, szükség esetén módosíthatja, majd jóváhagyás után elküldheti.
Az előre kialakított továbbítási szabályok alapján az üzenetet az illetékes munkatárshoz, csapathoz vagy mappába irányítja. A hírleveleket, automatikus értesítéseket és más alacsonyabb prioritású üzeneteket külön kategóriába rendezheti.
A bizonytalan besorolású vagy különleges kezelést igénylő üzeneteket a rendszer ellenőrzésre jelöli. A megoldás célja nem az emberi kommunikáció kiváltása, hanem a levelek gyorsabb, egységesebb és átláthatóbb feldolgozásának támogatása.
Mit tartalmaz a csomag
- beérkező levelek automatikus címkézése és prioritás szerinti besorolása
- Rövid MI-alapú összefoglaló a hosszabb levelek és a támogatott formátumú mellékletek lényegéről
- Választervezet a vállalkozás kommunikációs stílusa és jóváhagyott sablonjai alapján
- Automatikus továbbítás az előre kialakított témaköri, sürgősségi és felelősségi szabályok szerint
- Microsoft 365-, Google Workspace- és IMAP-postafiók támogatás
- A hírlevelek, automatikus értesítések és alacsonyabb prioritású üzenetek elkülönítése
- A bizonytalan besorolású levelek ellenőrzésre jelölése
