A számlák fizetési határidejének kézi követése jelentős adminisztrációt igényelhet, különösen akkor, ha a bejövő és kimenő számlák adatai több rendszerben, táblázatban vagy postafiókban találhatók.
Az Automatikus fizetési emlékeztető a kijelölt adatforrásokból egységes nyilvántartásba rendezi a számlák fizetési határidejét. Az adatok származhatnak számlázó- vagy könyvelőrendszerből, táblázatos nyilvántartásból, illetve támogatott formátumú számladokumentumokból.
Bejövő számlák esetén a rendszer a kijelölt pénzügyi vagy szakmai felelőst értesíti a közelgő esedékességről, így időben elindítható az ellenőrzés, a jóváhagyás és a kifizetés.
Kimenő számlák esetén az előre kialakított ütemezés szerint emlékeztetőt küldhet az ügyfélnek, illetve értesítheti a követelés kezeléséért felelős munkatársat.
Az értesítési folyamat több lépcsőben alakítható ki: a rendszer jelezhet a fizetési határidő előtt, az esedékesség napján, majd a lejárat után meghatározott időközönként. A belső és az ügyfélnek küldött üzenetekhez külön sablon, címzett és hangnem állítható be.
Az értesítések e-mailben, Microsoft Teamsen, Slacken, Telegramon vagy más előre egyeztetett belső csatornán küldhetők.
A rendszer hozzájárulhat a késedelmes kifizetések és a lejárt kintlévőségek mérsékléséhez, valamint csökkentheti a határidők kézi ellenőrzésével és az emlékeztetők elkészítésével járó adminisztrációt.
Az automatikus emlékeztetők megbízhatósága a kapcsolódó rendszerben rendelkezésre álló számla- és fizetési státuszok pontosságától függ.
Mit tartalmaz a csomag
- Egységes fizetésihatáridő-nyilvántartás a kijelölt adatforrások alapján
- Többlépcsős értesítés a határidő előtt, az esedékesség napján és a lejárat után
- Értesítések e-mailben vagy belső kommunikációs csatornán
- Testreszabható üzenetsablonok
- Felelősök és címzettek hozzárendelése
- A közelgő és lejárt tételek áttekinthető listája
- A kiküldött értesítések naplózása
