Egy hosszabb megbeszélésen számos döntés, vállalás és következő lépés hangozhat el. Ha ezek rögzítése nem egységes folyamat szerint történik, később bizonytalanná válhat, pontosan miben állapodtak meg, ki vállalta az egyes feladatokat, és milyen határidővel.
A részletes jegyzetelés elvonhatja a figyelmet az aktív részvételtől, az utólagos összefoglalás pedig további jelentős időráfordítást igényelhet. A szóban elhangzó feladatok és vállalások írásos rögzítés nélkül könnyebben maradhatnak követés nélkül.
Az Automatikus meetingemlékeztető csökkenti a megbeszélések dokumentálásával és az utólagos összefoglalással járó adminisztrációt.
A rendszer a megbeszélés vagy webinárium hangfelvételéből automatikus átiratot készít, majd rövid, strukturált összefoglalóban rögzíti a fő témákat, a meghozott döntéseket és a következő lépéseket.
Az összefoglaló külön teendőlistát is tartalmaz. Amennyiben a felvételből egyértelműen azonosítható, a rendszer a feladathoz felelőst és határidőt rendel. A hiányzó vagy bizonytalan adatokat ellenőrzésre jelöli.
A felvétel feldolgozását követően rövid időn belül elkészül az emlékeztető-tervezet. A dokumentum kiküldés előtt ellenőrizhető, módosítható és jóváhagyható.
A megoldás következetesebbé teheti a döntések és vállalások dokumentálását, miközben csökkenti az utólagos információkeresésre és összefoglalásra fordított időt.
Az automatikus átirat és összefoglaló minőségét befolyásolhatja a hangfelvétel tisztasága, a háttérzaj, a beszélők száma és az alkalmazott szakkifejezések. Az elkészült dokumentumot hivatalos vagy külső felhasználás előtt javasolt emberileg ellenőrizni.
Akkor ajánljuk, ha…
- rendszeresen tart hosszabb megbeszéléseket, egyeztetéseket vagy webináriumokat;
- ontos, hogy a döntések, vállalások és következő lépések írásban is visszakereshetők legyenek;
- jelentős időt igényel a felvételek meghallgatása és az összefoglalók elkészítése;
- szeretné a feladatokat felelőssel és határidővel egységes formában rögzíteni;
- csökkentené a meetingek utáni e-mailes emlékeztetők elkészítésére fordított időt
- a megbeszélések összefoglalóit további rendszerekbe is továbbítaná
Mit tartalmaz a csomag
- Magyar nyelvű automatikus átirat a megbeszélések és webináriumok hangfelvételéből
- Rövid, strukturált összefoglaló a fő témákról, döntésekről és következő lépésekről
- Teendőlista az elhangzott feladatokkal
- Felelősök és határidők rögzítése, ahol ezek egyértelműen azonosíthatók
- A hiányzó vagy bizonytalan információk ellenőrzésre jelölése
- Ellenőrizhető és továbbítható meetingemlékeztető-tervezet
- Feltöltött hang- vagy videófájlok feldolgozása
- A vállalkozásban használt elnevezésekhez igazítható szerkezet
- Igény szerint továbbítás e-mailbe, dokumentumtárba vagy más belső rendszerbe
- Mit szabadít fel?
- 8–15 ezer forintos belső óraköltséggel számolva a felszabadítható kapacitás becsült értéke havi 64–120 ezer forint lehet.
